Si necesitas un software de gestión de proyectos, organizar tus ideas o simplemente controlar tus tareas, Trello es tu solución.

¿Cómo podríamos definir qué es Trello en pocas palabras? Pues bien, Trello es un software administrado en la nube que permite gestionar las tareas desde un panel muy visual e intuitivo. Si lo tenemos que comparar con algo de la vida real, es como un gran tablón de corcho virtual en el que podemos pegar post-its de colores para organizarnos.

Usar Trello es muy fácil. Lo primero que debemos saber es que es totalmente gratuito en su versión básica. Abrirse una cuenta se hace en un par de clicks con tu dirección de correo, y en un plis plas ya lo tendrás listo para usarlo.

Al estar en la nube y ser una aplicación web, podrás acceder desde cualquier lado con conexión a internet. Además, tiene su app también tanto para Android como para IOS. De esta forma, tendrás todo tu panel accesible en cualquier lado.

Pero donde realmente brilla Trello es en su sistema de compartición y colaboración. Esto significa que varios usuarios puede trabajar sobre el mismo tablón virtual. Pongamos un ejemplo simple. Si creamos la tarea de “crear página web”, se podrían crear varias subtareas para hacer dicha página. Podríamos hacer un post-it que pusiera “crear diseño”, otro con “maquetación” y otro para “publicar en redes sociales”. Aquí podríamos asignar a 3 usuarios distintos estos puntos, de forma que el diseñador se tenga que encargar de la parte de diseño, el de marketing de la parte de redes sociales y el maquetador, evidentemente, la parte de maquetación. De esta forma, todos tienen a la vista en el tablón todo lo que hay que hacer, y qué parte corresponde a cada uno.

Esa es una de las potencias de Trello: la colaboración en los proyectos, de forma muy simple y sencilla.

Breve introducción a Trello

Tablero de ejemplo en Trello

Tablero de ejemplo en Trello

Metámonos más en harina. Trello se basa en un sistema de tableros y tarjetas. Estos tableros serían, por así decirlo, los paneles de corcho virtuales. Puedes crear tantos tableros como necesites, para organizar tanto cada proyecto que tengas en el trabajo, como para cada aspecto de tu vida que necesites controlar.

Un tablero puede ser, por ejemplo, ese proyecto web de antes. O puede ser una colección de los libros que tienes o quieres leer. Puede ser hasta tu lista de la compra, o quizá un viaje que quieres organizar. Aquí la imaginación al poder. Te vale para todo, y tenerlo todo atado.

Y dentro de los tableros, podemos poner tarjetas. Estas tarjetas son los “post-it” que queremos poner en cada panel. Nos recordarán lo que queremos hacer. Esas tarjetas habitualmente las rellenamos con texto. Pero Trello también permite incluir en ellas elementos adicionales como imágenes, archivos adjuntos o listas de tareas.

Podemos usar etiquetas de colores para organizarlas. Por ejemplo, podemos poner en rojo las tarjetas “por hacer”, en naranja las “en marcha” y finalmente en verde las “realizado”. De esta forma, de un vistazo rápido sabremos qué falta por acabar y qué está finalizado de un proyecto o tarea que tengamos en mente. Y como ya dije anteriormente, si encima es un tablero compartido con más gente, ellos sabrán de forma sencilla qué está hecho y qué no.

Funcionalidades de Trello

Trello tiene otras funcionalidades interesantes con las que nos facilitan el trabajo de organizarnos, y compartir tareas.

En las tarjetas tienes campos que puedes usar como “añadir comentario”. Esta opción la puedes usar tanto internamente para dejar anotaciones tuyas, como para usarlo de chat con tus compañeros. De esta forma, puedes progresivamente ir indicando cómo va la tarea. Puedes añadir archivos adjuntos, chatear con emoticonos o anidar otras tarjetas para organizar mejor el flujo de trabajo.

Tanto el panel de control principal como cada tarjeta individual contiene un historial de actividad. Así pues, podemos ver cuando se ha interactuado con cada elemento en todo momento. Sabremos cuándo se ha creado una tarjeta, cuando se ha puesto un comentario o añadido un archivo. Esto nos permite tener un control total de cada movimiento en el tablero.

Por supuesto, como es habitual, Trello tiene las típicas funciones de copiar, pegar, mover, etc…

Otra de las curiosidades que en ocasiones es muy útil, es que en Trello cada tablero o tarjeta tiene asignado una dirección de correo electrónico. Esta dirección la crea el propio sistema. Parece algo extraño, pero es muy potente para ahorrar tiempo y organizar nuestro buzón de correo. Podemos usarlo para, por ejemplo, crear un tablero de cosas por hacer en el trabajo. Cuando recibamos un email, si lo reenviamos a esta dirección de correo del tablero, automáticamente nos creará una tarjeta con ese correo. De esta forma podemos borrar el email de nuestro buzón, dejándolo más limpio, con la tarea ya puesta en Trello. Si queremos potenciar esta funcionalidad, puedes crear reglas de correo en tu outlook o cliente de correo que uses para dejar tu buzón limpio. Crea por ejemplo una regla donde todo correo que te entre de alguien en concreto se reenvíe a tu tablero de Trello, y luego se borre de tu buzón. Con esta simple regla, la bandeja de entrada la tendrás limpia de mensajes de esa persona, y se irán directamente a tu panel de tareas por hacer.

Trello tiene muchas más funcionalidades que no podría poner en un sólo post sin hacerlo más pesado que una vaca en brazos. En próximas entradas seguramente te pasaré tips para sacarle partido. Lo que es también interesante es que, además de las funcionalidades que vienen por defecto, Trello posee lo que llama potenciadores. Estos elementos son como plugins adicionales, muchos gratuitos, para añadir más aplicaciones a Trello. Eso lo convierte en mucho más potente y personalizable para nuestro tipo de uso.

¿Es Trello gratuito?

Página de inicio de Trello

Respuesta corta: sí, Trello es gratuito.

Aún así, Trello tiene varias versiones adicionales para adquirir más funcionalidad y flexibilidad. Estos planes están pensados para más grupos y colaboración de usuarios. En principio, para grupos normales y trabajo estándar, la versión inicial es más que suficiente, y es gratis. Para añadir aplicaciones, seguridad ampliada, o gestionar muchos equipos de trabajo, quizá necesites un plan más avanzado.

Conclusiones

No me extenderé más en este post sobre Trello, pero como habrás visto, tiene muchas posibilidades. Eso sí, como cualquier software de gestión y productividad, si no lo usas de forma habitual no le sacarás partido. Trello es una herramienta para gestionar tu día a día y organizarlo. Y es un muy buen método para poner en común tareas con más gente que trabaja de forma remota.

Puedes echarle un vistazo a la guia inicial de su propia página. Aquí hablaremos más de Trello y de sus funciones avanzadas en próximos posts.

Por supuesto, existen alternativas a Trello, comos slack, asana, wunderlist o incluso onenote. Eso sí, cada una tiene matices más enfocados a otra forma de trabajo. Slack, por ejemplo, está aún más orientado a grupos de trabajo. Onenote es más gráfico, además de que es de pago en la suite de Microsoft Office.

Yo, la verdad, es que tengo un defecto: me gusta lo gratuito de calidad. Trello, sin duda, es uno de los software que cumplen esto: calidad gratis. Recuerda que puedes encontrar más recursos gratis para tu productividad en el blog, y tips como TextExpander o Prioritab.